Kiinteistökonsultit Oy:n isännöintitapa

1. Johdanto

Isännöintitapamme kuvaa sitä normistoa, jonka täyttämistä voidaan jokaiselta kiinteistö-isännöitsijältä kohtuullisesti odottaa tämän suorittaessa tehtäviään. Isännöintitavan normeja sovelletaan sekä asunto-osakeyhtiön isännöitsijään, että sellaiseen kiinteistöyhtiön toimitusjohtajaan, joka hoitaa isännöitsijän tehtäviä.

 

2. Eettiset normit

2.1 Käyttäytyminen

Isännöitsijän tulee käyttäytyä rehellisesti ja nuhteettomasti ja hänen tulee välttää kaikkea sellaista menettelyä, joka olisi ammatille haitaksi.

 

2.2 Riippumattomuus ja tasapuolisuus

Isännöitsijän tulee toimia itsenäisesti ja toimeksiantajan etujen mukaisesti. Erityisesti isännöitsijän tulee säilyttää riippumaton asema toimeksiantajansa muihin sopijakumppaneihin, kuten urakoitsijoihin nähden.

Isännöitsijän tulee kohdella toimeksiantajiaan keskenään ja kiinteistöjen käyttäjiä keskenään tasapuolisesti.

 

3. Isännöitsijän tehtävien suorittaminen

3.1 Suoritettavat tehtävät

Toimiston tulee hoitaa asunto- ja kiinteistöyhtiöiden ja muiden kiinteistöjen juokseva hallinto, muut lainsäädännössä toimitusjohtajalle ja isännöitsijälle määrätyt tehtävät ja erikseen toimeksiantajan kanssa sovitut tehtävät.

Tehtävistä sovitaan kirjallisesti ja tällöin otetaan huomioon ne tehtävät, jotka alan järjestöt määrittelevät suosituksissaan ja malleissaan.

 

3.2 Noudatettavat säännökset ja tehtävät

Toimiston tulee noudattaa tehtävissään voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Toimiston tulee noudattaa toimeksiantajakohtaisesti yhtiöjärjestyksen määräyksiä sekä yhtiökokouksen ja hallituksen antamia ohjeita.

 

3.3 Isännöitsijän oikeudellinen asema

Toimiston nimeämä isännöitsijä toimii hoitamansa yhtiön toimitusjohtajana. Voidakseen menestyksellisesti hoitaa tehtävänsä laissa määritellyn juoksevan hallinnon hoitajana isännöitsijän on tunnettava, mitkä ovat hänen oikeutensa, velvollisuutensa ja vastuunsa yhtiön toimitusjohtajana. Isännöitsijän tulee edustaa yhtiötä niiden tehtävien hoitamisessa, jotka kuuluvat yhtiön juoksevaan hallintoon tai jotka ovat hallituksen erikseen antamia.

Isännöitsijätoimiston toiminta on järjestettävä asianmukaisesti ja sen on huolehdittava erityisesti siitä, että toimiston henkilökunta noudattaa hyvää isännöintitapaa.

 

3.4 Asiantuntijoiden käyttäminen

Isännöitsijätoimiston tulee tarvittaessa käyttää asiantuntijaa. Asiantuntijoiden käytön tulee perustua toimeksiantajan kanssa tehtyyn sopimukseen, toimeksiantajan erikseen antamaan valtuutukseen tai asemavaltuutukseen.


3.5 Tehtävien suoritustapa

3.5.1 Objektiivisuus, ripeys ja huolellisuus
Isännöitsijätoimiston tulee tehtäviään suorittaessaan perustaa päätöksensä objektiiviseen harkintaan toimeksiantajansa edun mukaisesti.

Tehtävien suunnittelussa ja päätösten täytäntöönpanossa isännöitsijän tulee olla huolellinen ja panna ne täytäntöön ilman aiheetonta viivytystä.

3.5.2 Tehokkaat ja ajanmukaiset menetelmät
Isännöitsijän tulee huolehtia siitä, että hänellä on käytettävissään toimeksiantajansa juoksevien asioiden hoitamiseksi tehokkaat ja ajanmukaiset menetelmät tehtävien laajuuden ja laadun mukaan.

3.5.3 Asiakkaalle tiedottaminen
Isännöitsijän tulee tiedottaa toimeksiantajalle toiminnallisesti tai taloudellisesti merkittävistä kiinteistön hoitoon tai sen käyttöön liittyvistä asioista. Edelleen hänen tulee viivytyksettä vastata saamiinsa kirjeisiin tai tiedusteluihin. Erityisesti isännöitsijän tulee huolehtia siitä, että kiinteistön käyttäjille tiedotetaan järkevästä ja taloudellisesta kiinteistön käytöstä.

3.5.4 Taloudellisuus
Isännöitsijän tulee hoitaa tehtävänsä aiheuttamatta toimeksiantajalleen tarpeettomia kustannuksia.

3.5.5 Asiakkaan varojen ja arvopapereiden säilytys
Milloin isännöitsijätoimiston haltuun on annettu toimeksiantajan varoja, ne on pidettävä erillään isännöitsijän ja muiden toimeksiantajan varoista. Toimeksiantajan varojen kätöstä tulee isännöitsijän pyydettäessä aina antaa tilityslaskelma.

3.5.6 Asiakirjojen säilytys
Isännöitsijän tulee säilyttää toimeksiantajan asiakirjoja huolellisesti ja vähintään laissa säädetyn ajan. Asiakirjojen hävittämisestä tulee sopia toimeksiantajan kanssa.

3.5.7 Kiinteä toimipaikka
Isännöitsijällä tulee olla kiinteä toimipaikka, jossa hän harjoittaa ammattiaan. Kiinteä toimipaikka turvaa isännöitsijän tavoitettavuuden, toiminnan jatkuvuuden ja tehtävien asianmukaisen hoitamisen.

3.5.8 Suhtautuminen toimeksiantajiin ja kiinteistön käyttäjiin
Isännöitsijän tulee tehtävissään suhtautua aktiivisesti ja palveluhenkisesti asiakkaisiinsa. Hänen tulee perehtyä hoitamaansa kiinteistöön sekä ylläpitää vuorovaikutusta sen käyttäjien kanssa.

4. Palkkio

Palkkion tulee olla kohtuullinen ja oikeassa suhteessa tehtävän laajuuteen ja laatuun.

Palkkiosta tulee aina sopia etukäteen.

 

5. Vaitiolovelvollisuus

Ulkopuolisille ei saa ilmaista asioita ja tietoja, jotka on saatu tehtävää suoritettaessa, ellei laki siihen velvoita tai tehtävän antaja anna siihen lupaa.

Isännöitsijä ei saa käyttää tietoja omaksi edukseen eikä ulkopuolisen hyödyksi tai vahingoksi.